Nutzungsbedingungen & Portalregeln
1. Zweck des Portals
Das Eigentümer- und Informationsportal dient der digitalen Bereitstellung verwaltungsrelevanter Informationen und Dokumente sowie der Kommunikation zwischen Hausverwaltung und berechtigten Nutzern (z. B. Eigentümer, Mieter). Es unterstützt die ordnungsgemäße Verwaltung und soll Abläufe transparenter und nachvollziehbarer gestalten.
2. Zugangsberechtigung und Nutzerkonten
Der Zugang zum Portal ist passwortgeschützt und ausschließlich für berechtigte Nutzer vorgesehen.
Benutzerkonten werden durch die Hausverwaltung eingerichtet bzw. freigeschaltet und können objekt- bzw. einheitsspezifisch unterschiedliche Zugriffsrechte enthalten. Der Zugriff auf Inhalte richtet sich nach der jeweiligen Berechtigung (z. B. Eigentümer-/Mieterrolle sowie Objekt- und Einheitszuordnung).
Nutzer sind verpflichtet,
- Zugangsdaten vertraulich zu behandeln,
- diese nicht an Dritte weiterzugeben,
- und Missbrauch oder unbefugte Zugriffe unverzüglich zu melden.
3. Inhalte und Zugriffsebenen (Gebäude / Wohnung)
Das Portal kann Inhalte auf unterschiedlichen Ebenen bereitstellen:
Gebäudeebene (objektbezogen):
- zentrale Informationen und Mitteilungen
- allgemeine Dokumente (z. B. Protokolle, Aushänge, Informationen zur Verwaltung)
Wohnungsebene (einheitsspezifisch):
- wohnungsbezogene Unterlagen (z. B. Abrechnungen, Schriftverkehr zur Einheit)
Die Hausverwaltung entscheidet im Rahmen der Verwaltungstätigkeit, welche Inhalte im Portal bereitgestellt werden.
4. Kommunikation über das Portal
Nutzer können die Hausverwaltung über das Portal kontaktieren. Anfragen werden dabei an die Hausverwaltung übermittelt und von dieser bearbeitet. Eine technische Zustellung kann nicht in jedem Fall garantiert werden; bei wichtigen oder dringenden Anliegen ist zusätzlich der direkte Kontakt zur Hausverwaltung zu wählen.
Das Portal ist ein Kommunikationskanal im Rahmen der Verwaltungstätigkeit. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich während der üblichen Geschäftszeiten. Eine sofortige Bearbeitung außerhalb dieser Zeiten kann nicht zugesichert werden.
5. Diskussions- und Meinungsabfragefunktionen
Die Hausverwaltung kann im Portal Themen zur Diskussion oder Meinungsabfrage eröffnen.
Diese Funktionen dienen der strukturierten Kommunikation und können durch die Hausverwaltung
- eröffnet,
- moderiert,
- und geschlossen werden.
Nutzer können in diesem Rahmen Beiträge/Kommentare abgeben. Eine freie Erstellung eigener Themen durch Nutzer ist nicht vorgesehen, sofern nicht ausdrücklich freigeschaltet.
6. Notfälle und dringende Fälle
Das Portal ist nicht für Notfallmeldungen vorgesehen.
In dringenden Fällen (z. B. Wasserrohrbruch, Brand, Gefahr für Personen oder erhebliche Sachwerte) sind die vorgesehenen Notfallwege zu nutzen, insbesondere:
- Hausmeister bzw. zuständige Notdienste (sofern vorhanden)
- bei Gefahr im Verzug die Notrufnummer 112
Die Nutzung des Portals ersetzt keine unmittelbare Gefahrenabwehr.
7. Verbindlichkeit von Erklärungen / Fristwahrung
Das Portal ist ein Informations- und Kommunikationssystem.
Rechtsgeschäftliche oder fristwahrende Erklärungen (z. B. Kündigungen, Widersprüche, Anfechtungen) sind über das Portal grundsätzlich ausgeschlossen, soweit nicht ausdrücklich und im Einzelfall eine entsprechende Möglichkeit vorgesehen ist.
8. Umgangston und zulässige Nutzung
Im Portal ist ein sachlicher und respektvoller Umgang verpflichtend. Insbesondere sind unzulässig:
- beleidigende oder diffamierende Inhalte
- rechtswidrige Inhalte
- wiederholte Störungen der Kommunikation
- missbräuchliche Nutzung
Die Hausverwaltung behält sich vor, Inhalte zu entfernen oder Funktionen einzuschränken, wenn dies zur Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Betriebs erforderlich ist. Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen kann der Zugang vorübergehend oder dauerhaft gesperrt werden.
9. Verfügbarkeit und Änderungen
Die Hausverwaltung ist bemüht, das Portal zuverlässig bereitzustellen. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann jedoch nicht garantiert werden (z. B. wegen Wartung oder technischer Störungen).
Die Hausverwaltung kann Inhalte, Funktionen und Zugriffsrechte anpassen, soweit dies für die Verwaltung erforderlich ist oder technische/organisatorische Gründe vorliegen.
10. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Portal erfolgt gemäß der geltenden Datenschutzerklärung der Hausverwaltung.