Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Trick22 GmbH
handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „Apex Hausverwaltung“
Blauenstraße 11a, 79410 Badenweiler
E-Mail: Team@Apex-Hausverwaltung.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

3. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften sowie im Rahmen der Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung und bei Nutzung eines von der Hausverwaltung betriebenen Eigentümer-/Informationsportals.

4. Kategorien betroffener Personen

• Eigentümer und Miteigentümer
• Vermieter / Auftraggeber (bei Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung)
• Bewohner und Nutzer (z. B. Mieter)
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats
• Dienstleister, Handwerker, Ansprechpartner
• sonstige an der Verwaltung Beteiligte

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere, soweit dies erforderlich ist für:

• die ordnungsgemäße Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft,
• die Durchführung von Eigentümerversammlungen und Beschlussfassungen,
• die Erstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht,
• die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
• die Durchführung der laufenden Mietverwaltung (z. B. Kommunikation mit Mietern, Bearbeitung von Anliegen und Mängelmeldungen),
• die Erstellung und Abwicklung mietbezogener Abrechnungen und Vorgänge (z. B. Betriebskostenabrechnung, soweit einschlägig),
• die Durchführung von Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Versicherungsangelegenheiten,
• die Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Auskunfts- und Dokumentationspflichten,
• die Kommunikation zwischen Gemeinschaft, Beirat, Eigentümern und Verwaltung.
• sowie sonstige, mit der ordnungsgemäßen Verwaltung zusammenhängende Tätigkeiten.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages / Verwaltungsverhältnisses),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Verwaltung).

7. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten),
• Eigentums- und Nutzungsdaten,
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten,
• Bankverbindungsdaten,
• Kommunikationsdaten,
• Protokolle, Beschlüsse, Verwaltungsunterlagen.

8. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Verwaltung erforderlich ist, insbesondere an:

• Banken und Zahlungsdienstleister,
• Versicherungen,
• Rechtsanwälte, Gerichte, Steuerberater,
• Handwerker, Dienstleister, Versorgungsunternehmen,
• öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung.

Eine darüberhinausgehende Nutzung oder Weitergabe erfolgt nur, sofern hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

9. Eigentümer- / Informationsportal

Zur Durchführung der ordnungsgemäßen Verwaltung betreibt der Verwalter ein elektronisches Eigentümer- und Informationsportal.

Das Portal dient der Bereitstellung verwaltungsrelevanter Informationen und Dokumente sowie der Kommunikation zwischen Verwalter, Eigentümern, Mietern und sonstigen Berechtigten.

Zu diesem Zweck können Benutzerkonten für Eigentümer und Mieter angelegt und Zugangsdaten bereitgestellt werden.

Die Nutzung des Portals erfolgt im Rahmen der Verwaltungstätigkeit. Der Zugriff auf Inhalte erfolgt rollen- und berechtigungsbasiert (z. B. Eigentümer-/Mieterrolle sowie Objekt-/Einheitszuordnung).

• Es handelt sich um ein Informations- und Kommunikationssystem.
• Verbindliche rechtsgeschäftliche Erklärungen sind – soweit nicht ausdrücklich vorgesehen – ausgeschlossen.
• Eine Nutzung zu Werbe-, Analyse- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der Fristen erfolgt eine datenschutzkonforme Löschung.

11. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung der Betroffenenrechte können sich Betroffene jederzeit an den Verantwortlichen wenden.